Che cos'è
Le informazioni aziendali hanno un valore maggiore quando
vengono standardizzate in modo da ottenere un più facile accesso
e quando vengono condivise su una piattaforma comune.
Uno dei sistemi più efficaci per fornire un accesso
universale è quello che si può ottenere per mezzo di una intranet
aziendale. Alcuni dati importanti come quelli relativi
a ricerca, proposte di vendita, report di mercato e modelli
finanziari, vengono spesso preparati da un singolo dipendente
o da un gruppo e vengono condivisi soltanto raramente.
Spesso non è la natura proprietaria delle informazioni che
ne limita la distribuzione, ma piuttosto le limitazioni inerenti
al loro formato. La corretta messa a punto del formato di
questi dati strategici - che a volte si può realizzare attraverso
la gestione dei documenti e quella della conoscenza - costituisce
il primo passo per ottenere il passaggio dei dati da
semplici informazioni a utile conoscenza.
Le aziende possono, inoltre, rendere disponibili direttamente
on-line informazioni amministrative (quali elenchi
telefonici, politiche e procedure, pianificazioni e manuali),
e informazioni esterne (quali articoli di
notiziari, report di settore e notizie aziendali), controllandone
la fruizione attraverso sistemi che ne limitano l'accesso
ai non autorizzati.
I confini della singola impresa, pertanto, si estendono, sfumano,
si riallacciano a quelli di altre; i processi acquisiscono
una dimensione interaziendale; la capacità di reazione
immediata agli eventi critici assume un'importanza incrementale
e, talvolta, vitale per il business.
In molti settori il mantenimento della competitività non è
soltanto legato al buon funzionamento della singola impresa
ma si va spostando verso un'ottica di ottimizzazione delle
relazioni che emergono dal macrosistema impresa-clienti-fornitori.
Le partnership on-line vengono implementate tramite
reti Extranet: si tratta di reti sicure create su Internet,
in grado di accordare agli utenti esterni vari livelli di
accesso controllato a risorse applicative interne ed esterne.
Le Extranet si sono dimostrate molto più efficaci rispetto
ai metodi di comunicazione più tradizionali, come il telefono
o il fax.
A chi si rivolge
Qualunque impresa che intenda dare anche solo una minima strutturazione
all'informazione con cui ogni giorno ha a che fare, al fine
di aumentare l'efficienza di ogni dipendente (INTRANET) o
partner, cliente, fornitore della filiera (EXTRANET).
Come funziona
Al fine di massimizzare il valore della intranet aziendale
per la gestione della conoscenza è necessario adottare le
seguenti procedure:
- Standardizzare i documenti. Questo
principio, a prima vista elementare, viene adottato raramente.
Quando, per esempio, i documenti di word processing e
fogli elettronici sono standardizzati in modo appropriato,
il branding aziendale può essere rafforzato e i manager
della conoscenza possono smettere di preoccuparsi dell'impaginazione
e della formattazione dei documenti. In questo modo, tali
manager possono utilizzare il proprio tempo per concentrarsi
sulla creazione dei contenuti. I modelli standardizzati
risultano utili anche al fine di creare documenti coerenti,
in modo da facilitarne l'archiviazione e un il ricupero.
- Imporre una struttura. Uno dei vantaggi
principali che vengono offerti dalla standardizzazione
dei documenti è costituito dalla capacità di indicizzarne
le informazioni: un fattore critico per il riutilizzo
dei contenuti aziendali. Troppo spesso infatti alcuni
documenti vengono ricreati dagli stessi utenti di un dipartimento
o dell'azienda. Dal momento che il valore di una intranet
è direttamente proporzionale alla qualità dei dati che
offre, è importante imporre una creazione uniforme dei
documenti.
- Rendere facilmente disponibili le informazioni
archiviate. La semplice disponibilità delle informazioni
non è sufficiente. Anche se si impongono delle convenzioni
per i nomi e l'uso di strutture logiche di directory,
l'archiviazione della conoscenza aziendale in documenti
sorgente richiede agli utenti di compiere una ricerca
negli interi documenti per trovare le porzioni di informazioni
richieste.
- Gestire efficacemente l'accesso all'informazione pubblicata.
La tecnologia usata per la creazione di Extranet ed Intranet
è Microsoft SharePoint.
Le intranet aziendali sono efficaci strumenti in grado di
mettere a disposizione dei dipendenti una notevole gamma di
dati e di migliorare e monitorizzare i controlli interni nella
creazione di contenuti elettronici.
Molte aziende usano già reti Intranet o Extranet per consentire
ai fornitori di consegnare componenti just-in-time,
velocizzare lo sviluppo congiunto di prodotti, ridurre la
durata del ciclo e i costi, ridurre le scorte, aumentare la
ripetizione delle vendite, offrire un servizio clienti
24 ore su 24 per sette giorni alla settimana, automatizzare
l'accettazione degli ordini e creare delle comunità
on-line per gli acquisti o dei mercati elettronici.
In ogni caso, l'adozione di una intranet di questo tipo consente
di ottenere reali benefici soltanto quando l'organizzazione
ha valutato attentamente la propria strategia per i contenuti
digitali.
In tutte le fasi dalle creazione dei contenuti, dalla cattura
delle idee alla struttura dei dati, dall'archiviazione alla
distribuzione della conoscenza, l'organizzazione dovrebbe
essere ottimizzata per elaborare in modo efficiente i contenuti
digitali.
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