Che cos'è
Il concetto di Knowledge Management (Gestione della
conoscenza) può essere esplicitato quale la:
Creazione, raccolta e classificazione di informazioni,
provenienti da varie fonti di dati (fonti interne, Web, sistemi
ERP),
che vengono quindi distribuite ai vari utenti sulla base degli
specifici interessi,
tramite mezzi e strumenti diversi.
Ci sarebbero altri aspetti che, pur non rientrando in questa
definizione, sarebbe utile sottolineare.
Innanzitutto, la creazione, la raccolta e la memorizzazione
delle informazioni avviene in maniera organizzata
e strutturata al fine di migliorare e facilitare
l'accesso ai dati.
In secondo luogo, per presentare informazioni provenienti
da fonti diverse, è necessario disporre di un'interfaccia
utente intuitiva, flessibile, facile da usare e in grado di
fornire una visione completa dell'azienda.
Infine, la distribuzione delle informazioni non avviene solo
sulla base dei singoli interessi, bensì anche delle esigenze
di lavoro, del flusso di processo e delle abitudini di lavoro.
Può rivelarsi utile anche fornire una semplice definizione
di "knowledge".
Per knowledge si intende qualsiasi informazione o risorsa
che possa essere sfruttata al fine di rendere più produttive
altre risorse o per consentire un miglior processo decisionale.
A chi si rivolge
Alle società che gestiscono quantità di informazioni crescenti
e necessitano di gestirle in modo organico e razionale per
trasformarle in conoscenza utile.
Come funziona
- Recupero automatico di articoli relativi all'azienda,
alla clientela, alla concorrenza e al settore di mercato
da un servizio informazioni Web o, più specificatamente,
recupero automatico di prodotti e clienti di interesse
dell'utente.
- Creazione automatica di report da sistemi transazionali
(sistemi di spedizione, gestione ordini e produzione)
in grado di rendere il personale addetto al rapporto con
il cliente più reattivo ed efficiente.
- Sfruttamento dell'esperienza acquisita disponibile
presso una biblioteca elettronica di studi di casi di
situazione e risposte.
- Fornitura di strategie di prodotto, prezzo, disponibilità,
vendite e strumenti al canale di distribuzione (rivenditori).
La piattaforma di Knowledge Management, quindi, raccoglie,
organizza, distribuisce e rende facilmente accessibili le
conoscenze aziendali a chi ne ha bisogno, nel momento e nel
contesto in cui servono.
Gli strumenti adottati per la gestione di tali conoscenze
si basano essenzialmente su quattro elementi:
- Document Management per rendere disponibile
un repository comune dove raccogliere, classificare e
storicizzare informazioni e documenti aziendali. La gestione
dei documenti (DM - Document Management) può essere un
componente prezioso nell'implentazione di una soluzione
di gestione della conoscenza. Dal momento che i documenti
sono i contenitori logici delle informazioni aziendali,
le aziende che hanno implementato sistemi di DM a livello
enterprise si sono rese conto del valore implicito offerto
dal tenere traccia di questi documenti. In presenza di
un sistema di DM, la gestione della conoscenza può essere
implementata a seguito di un procedimento di identificazione
delle informazioni catturate dal sistema DM e rese disponibili
per il riutilizzo sotto forma di conoscenza.
- Collaboration & Workflow, per tracciare
un flusso all'interno del quale incanalare la distribuzione
della conoscenza e per esplicitare la conoscenza tacita
attraverso strumenti, quali gruppi di discussione, forum
o mailing list.
- Information Retrieval, per permettere
di reperire velocemente le informazioni all'interno e
all'esterno dell'azienda.
- Enterprise Information Portal, per
fornire a una comunità di utenti un unico punto di accesso,
al tempo stesso standardizzato e personalizzabile, alla
base della conoscenza aziendale.
I vantaggi
- Forte risparmio di tempo per il personale
- Ridotti tempi di reazione nei processi decisionali
- Riduzione dei costi legati alla gestione documentale
- Miglioramento dell'efficienza e della velocità dell'intero
processo
- Massima sicurezza e controllo nella gestione dei documenti
- Salvaguardia del patrimonio informativo aziendale resa
possibile dall'esistenza di un repository in cui tutte
le informazioni sono salvate e catalogate
- Estrema semplicità d'uso, risultato di attenti studi
ergonomici e di usabilità sull'utente medio finale
- Piattaforma totalmente personalizzabile e scalabile
pronta a ricevere nuove funzionalità secondo le specifiche
esigenze del singolo Cliente
- Garanzia di salvaguardia dei dati (Backup giornaliero
dei dati).
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